Загрузка...Сегодня, несмотря на наличие электронных носителей информации, бумажные документы не утратили своей актуальности и популярности. Если есть документы на бумаге, значит их нужно систематизировать, организовать и хранить по определенным правилам, которые для каждого отдельно взятого предприятия будут сильно различаться. Некоторые виды документов хранятся краткосрочный период времени, другие – постоянно или длительное время. Одним из способов эффективной организации хранения важной документации является переплет документов.
Существуют специальные требования и особенности для документов, подлежащих хранению в специальном переплете. Для начала с бумажных листов должны быть удалены все металлические, пластиковые и иные включения. Как скрепки, зажимы, пружинки и так далее. В соответствии с отдельными признаками для каждого вида документов проводится систематизация нужной документации. Как правило, применяется хронологический признак и регистрационный порядковый номер, как основной способ упорядочить документацию перед переплетом. Таким образом, формируются дела для хранения, и составляется внутренняя опись листов. После чего блок документов подравнивается и прошивается на четыре прокола с шарнирным переплетом или типографской папкой.
Основной целью правильного переплета для дел долговременного или постоянного хранения является надежная сохранность документов и функциональность переплета для справочно-информационного архивного пользования фондами.
Шарнирный вид переплета обеспечивает полное раскрытие дела, что делает возможным копирование или сканирование и другую работу с документами без повреждения бумаги-основы. Типографская папка в качестве переплета применяется тогда, когда может возникнуть необходимость в изъятии документа и его вставке на свое место. Корешок дела при этом не повреждается. Определенные виды типографских папок существенно увеличивают объем дела, что нерационально в ограниченных условиях для хранения документации. В стесненных архивных площадях приходится выбирать иные виды переплета документов.
Более демократичны требования для переплета дел с документами временного хранения. Существует возможность использования пружинного переплета, картонного переплета с подрезом верхней крышки, пластиковых папок и так далее. Основными критериями выбора формы и вида переплета документов для хранения является удобство в использовании и размещении. Переплеты помогают существенно сократить объемы хранимой документации, примерно, на 25-30%. Таким образом, можно компактно разместить большее количество дел на ограниченной площади полок или помещения архива.